PROCESNÍ ANALÝZA

Procesní analýza je takové zrcadlo dovnitř Vaší společnosti.

Proč se pustit do procesní analýzy?

Pokud chcete společnost rozvíjet, zvyšovat její efektivitu a minimálně zachovat stávající kvalitu dodávaných služeb a obzvláště při růstu společnosti, je zapotřebí mít celý proces pod kontrolou. Z toho plyne řádně popsaný a následně monitorovaný proces.

Je tedy jasné, že hlavním tématem takové analýzy je popsat, co možná nejdetailněji, činnosti, které je zapotřebí vykonávat k naplnění určených cílů v rámci společnosti, ale i v případech za její branou.

Jak na to?

-zmapovat současný stav a identifikovat jednotlivé dílčí procesy
-identifikovat vlastníky procesů
-popsat vstupy a výstupy jednotlivých dílčích procesů
-popsat tok informací a úkolů v jednotlivých procesech
-popsat role vyskytující se v různých fázích procesu
-popsat potřebné prostředky podporující proces

Výsledkem bude takzvaná procesní mapa, kde budete moci například identifikovat potenciálně rizikové body. Zde můžete nasadit monitoring pro identifikaci problémových částí Vašeho procesu a díky monitoringu včas zareagovat a upravit činnosti v procesu tak, abyste se vyvarovali případným budoucím potížím.

Příklad procesu nákupní objednávky:

Příklad popisu procesu nákupní objednávky:

1. Objednávka
   Nákupní objednávku vytváří Obchod.
   Zašle na Dodavatele a Logistiku.
2. Logistika zavede Objednávku do systému ERP.
3. Zaslaná Objednávka na Dodavatele.
4. Dodavatel zpracuje Objednávku a expeduje (zašle informaci o expedici).
5. Dodavatel zašle fakturu, oddělení Finance zavede do systému ERP.
6. Objednávka dorazí na sklad a skladník provede kontrolu dle přiloženého Dodacího listu dopravcem. Potvrdí Dodací list, naskladní a předá Logistice.
7. Potvrzený Dodací list skladníkem.
8. Logistika naskladní v systému ERP.

Jak optimalizovat?

-identifikovat zbytečné procesy
-optimalizovat stávající procesy
-vytvořit nové procesy

Existují metodiky, jak identifikovat plýtvání v jednotlivých částí procesu. Při optimalizaci procesů například hledáme místa, kde dochází k takzvaným defektům. Abychom je objevili, používáme známé metriky a na základě měření vyhodnotíme nejproblémovější místa procesu. Defekty sepíšeme do tabulky, která obsahuje sloupce příčiny defektu, možnosti odstranění, přínosy a náklady na odstranění defektu.

Důležité pro rozhodnutí, zdali proces optimalizovat či nahradit novým, jsou bezesporu náklady, které taková změna přináší.

Na závěr

Pokud uvažuje o zavedení jakéhokoliv nového softwaru, vždy je nezbytné mít nejdříve připravenou procesní analýzu a pak teprve vybírat aplikační řešení, které nejvíce odpovídá Vašim potřebám vycházejícím z analýzy.

Pokud nemáte dobře zmapované a nastavené procesy, nový software nedostatky v procesu Vašich činností nenahradí.

Procesní analýza zabere bezesporu spoustu času a kapacit ve Vaší společnosti. Proto je optimální, když procesní analýzu dělá někdo mimo Vaši společnost, kdo má nezávislý pohled. Vaši zaměstnanci tak mohou po celou dobu dělat svou běžnou činnost.


Pokud uvažujete o procesní analýze, neváhejte se na nás obrátit.